Wydawać by się mogło, że temat jest dosyć trywialny i nie warty omawiania, ale praktyka pokazuje co innego. Spotkanie otwierające jest jednym z ważniejszych elementów procesu audytu. Służy poinformowaniu strony audytowanej oraz samego audytującego o wielu istotnych kwestiach takich jak bezpieczeństwo czy warunki prowadzenia audytu oraz sposobach realizowania audytu.
Praktyka też pokazuje, że jednostki certyfikujące otrzymują wiele niezgodności i spostrzeżenia podczas audytów obserwowanych, przez niewłaściwe prowadzenie spotkań otwierających i zamykających.
Co zatem powinno obejmować prawidłowo poprowadzone spotkanie otwierające? Jak zwykle w kwestiach związanych z certyfikacją, możemy odnieść się do zapisów norm, w tym przypadku PN-EN ISO/IEC 17021-1:2015, a dokładniej punkt 9.4.2. Obejmuje on zakres poruszanych kwestii podczas spotkania otwierającego, od samego przedstawienia uczestników, przez potwierdzenie roli przewodnika, aż po metody i procedury stosowane do przeprowadzenia audytu. W sumie wylistowanych jest 16 punktów, które powinny być uwzględnione przy otwarciu audytu. Ich brak jest prostą drogą do niezgodności w czasie audytu obserwowanego, ale przede wszystkim może to skomplikować dalszą część pracy audytora. Dlatego też, tak ważny jest proces przygotowania do audytu, by później przebiegł on zgodnie z przygotowanym planem i co najważniejsze w dobrej atmosferze.
Zagadnienie spotkania otwierającego jest praktycznie identyczne dla wszystkich norm, które podlegają audytowi systemowemu.
A co Państwo uważają o formalnych elementach spotkania otwierającego jak np. potwierdzenie języka w jakim będzie prowadzony audyt? Czy nadal są one potrzebne? Czy może w to miejsce warto wprowadzić inne kwestie?
